活動(dòng)策劃中媒體方面需要注意的問(wèn)題
問(wèn):媒體報(bào)道會(huì)成為你的活動(dòng)的一部分嗎?
答:你打算在什么時(shí)候、什么地點(diǎn)邀請(qǐng)媒體來(lái)參加你的活動(dòng)?你可以在活動(dòng)之前開(kāi)一個(gè)新聞發(fā)布會(huì),也可以安排幾組獨(dú)立的媒體采訪。斟酌一下將這些活動(dòng)安排在哪里最合適,以及是否需要一個(gè)單獨(dú)的房間。
問(wèn):媒體將以客人的身份參與你的活動(dòng)嗎?
答:餐飲方面的安排是否已經(jīng)把他們計(jì)算在內(nèi)?如果在晚餐之后還有一個(gè) 雞尾酒會(huì),那么,你打算把他們安排在特地為媒體準(zhǔn)備的餐桌上呢,還是和其 他客人在一起?在一次籌款活動(dòng)中,主辦方只為媒體工作人員提供了桌子而沒(méi) 有提供餐飲。不用說(shuō),媒體是很不愉快的,至于媒體會(huì)如何報(bào)道這次活動(dòng)也就 可想而知了,更不用提促進(jìn)活動(dòng)策劃委員會(huì)與媒體和慈善組織的長(zhǎng)期合作關(guān)系了。因此,如果你已經(jīng)把媒體作為客人邀請(qǐng)來(lái)了,就要以客人之禮對(duì)待對(duì)方。假如你邀請(qǐng)媒體僅僅是為了報(bào)道活動(dòng)的某一部分的話(huà),你―定要在邀請(qǐng)信中寫(xiě)清楚,這樣他們也就知道自己該怎么做了。如果出于安全考慮,重要人物只允許每次接受一家媒體采訪,那么應(yīng)該為他們安排一個(gè)獨(dú)立的房間(并備有足夠的茶點(diǎn))
問(wèn):媒體有無(wú)特殊要求?比如一個(gè)單獨(dú)的媒體專(zhuān)用房間、媒體報(bào)道專(zhuān)用接口或者為運(yùn)輸設(shè)備的車(chē)預(yù)留幾個(gè)停車(chē)位?
答:要清楚媒體工作人員什么時(shí)間來(lái)以及他們會(huì)帶些什么。他們希望看到發(fā)生什么事情?如何給他們的工作提供方便?不要打無(wú)準(zhǔn)備之仗。你不想看到新聞報(bào)道組來(lái)了半天,卻沒(méi)什么可報(bào)道的吧?如果媒體來(lái)得太早,參加活動(dòng)的名人要很晚才到,或者活動(dòng)還有一段時(shí)間才開(kāi)始,那肯定是一種時(shí)間上的浪費(fèi)。你的職責(zé)是告知媒體到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的最佳時(shí)間,以便他們能夠捕捉到最佳鏡頭,盡顯活動(dòng)的良好氣氛。另一方面,在安排時(shí)刻表時(shí)要牢記媒體節(jié)目的規(guī)定播放時(shí)間。例如,假如你想讓總裁的演講在晚上11點(diǎn)的新聞節(jié)目中播出,你就必須給予媒體的攝像人員和編輯足夠的時(shí)間。為了使活動(dòng)得到充分報(bào)道,應(yīng)盡可能在所有方面配合媒體的工作。只有這樣,大家才能獲得雙贏,在你的下一次活動(dòng)中他們還會(huì)再來(lái)。
問(wèn):準(zhǔn)備媒體資料袋的目的是什么?
答:資料袋中要放些什么東西?什么材料可以幫助媒體更好地對(duì)你的活動(dòng)進(jìn)行報(bào)道?你想要強(qiáng)調(diào)的又是什么?媒體是否需要某些與會(huì)者的個(gè)人簡(jiǎn)介、活動(dòng)的背景或者贊助商的情況介紹?你需要準(zhǔn)備多少資料袋?你是否將這些費(fèi)用列入了預(yù)算?誰(shuí)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備這些資料袋?在什么地方分發(fā)給媒體?要為媒體簽到單設(shè)一個(gè)登記處嗎?這樣你就可以看到哪家媒體已經(jīng)到達(dá),然后派代表帶領(lǐng)他們參觀一下活動(dòng)的重要場(chǎng)所,并把他們介紹給參加活動(dòng)的關(guān)鍵人物。同時(shí)你也可以發(fā)現(xiàn)哪些媒體沒(méi)有到場(chǎng),隨后可以打個(gè)電話(huà)詢(xún)問(wèn)一下,并給他們寄去相關(guān)的媒體資料袋。
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