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如何策劃企業(yè)年會？十年公關活動策劃公司給你一些建議

2022-12-14 11:50:51

    隨著年底的臨近，一年一度的企業(yè)年會達到了一個高峰，作為公司的管理人員仍然必須很忙！作為一名優(yōu)秀的管理人員，我相信你的老板必須強調：我希望你能做一個充滿激情、溫暖、高端氛圍、低調奢華、簡約不簡單的年會，今年的預算不多要少花錢多辦事……，
    作為公司負責年會策劃的行政人員，如何策劃年會？如何開始？如何領導和同事滿意？作為一家工作了近十年的公關活動策劃公司，給你一些建議可能會對你有所幫助。
    首先，我們需要理解年會的意義嗎？為什么每個大大小小的企業(yè)、企事業(yè)單位每年都要舉辦這樣的年會？有些單位一年至少要舉辦兩次年會，一次年中會，一次年終會，大多數(shù)單位都會舉辦年終會。舉辦年終年會的意義無非是“總結過去，展望未來”總結過去一年的業(yè)務經驗教訓，展望未來一年的戰(zhàn)略規(guī)劃，在年會的幫助下獎勵優(yōu)秀員工，樹立榜樣；全國各地的企業(yè)也為員工、員工和領導創(chuàng)造了溝通機會，促進了企業(yè)文化的建設。年會實際上是公司內部最好的品牌公關溝通機會。
    其次，需要了解年會的基本骨架。大多數(shù)年會基本上包括幾個主要環(huán)節(jié)：業(yè)務總結階段、獎勵環(huán)節(jié)、慶祝宴會（簽到、員工個人秀、團隊秀、藝術表演、聚餐、抽獎等）、鼓勵旅游。其中，業(yè)務總結會議，只要確定幾個重要領導需要發(fā)言、解釋，然后確定每個人的時間長度，最后留出足夠的時間，根據(jù)不同領導演講的風格需要，配置不同的設備或獨立規(guī)劃一些小細節(jié)。獎勵和獎勵環(huán)節(jié)，一般根據(jù)自己的企業(yè)特點和老板的意圖，規(guī)劃設計相應的獎勵內容，也可以規(guī)劃一些有趣的特殊獎項來調整氣氛，如為最困難、最無意識的項目團隊或個人設置“枕頭獎”，獎勵一組或一個軟枕芯。
    年會最考驗策劃能力的環(huán)節(jié)就是慶祝宴會。這個環(huán)節(jié)就像公司的“春晚”，在快樂的氛圍中，如何有創(chuàng)意，如何出新出彩，是讓領導和員工流連忘返、念念不忘，廣為傳播的關鍵。這個環(huán)節(jié)在后面細細講述。
    以上是年會的概念和主要框架內容，下面來點干貨！
    首先，確定時間。根據(jù)老板的安排和公司業(yè)務部門的業(yè)余時間，確定年會最合適的舉辦時間，也會受到很多因素的影響：公司業(yè)務臨時調整或新任務增加、場所日程安排、政策管控因素等。有些公司的年會時間是既定的日期，每年都是這個日期，有些與公司的成立日期和既定的周年慶祝日期一致。
    下一步是確定場地，由于每年年底都是企業(yè)年會扎堆的時間，適合舉辦年會的地方也非常緊張，一般提前2-3個月預訂年會場地。有時，也可能受到其他因素的影響：政府會議、臨時人物變化、預算調整等。
    然后，確定參與者的人數(shù)。由于各公司的情況不同，會有臨時的變化。例如，有許多駐外或外地分公司，集中在一個地方開年會，差旅成本也是一個很大的金額。還有因為業(yè)務問題，時間錯不開也是影響因素之一。原本集中年會的可能變?yōu)楦鞣止靖髯耘e辦，通過網絡技術手段，實現(xiàn)異地網絡同步直播，通過大屏幕和環(huán)節(jié)設置實現(xiàn)同步年會。參與人數(shù)必須與企業(yè)的實際情況和老板的意圖相結合，每個企業(yè)考量的標準和尺度不一樣。
    然后，確定預算。每個企業(yè)決定召開年會時，老板都會有一個預算，準備拿出多少錢參加年會，包括：場所費、餐費、住宿費、搭建制作費、獎金、獎品等。除了既定的獎金、獎品、餐費、住宿費、場所費外，真正用于展示規(guī)劃水平和能力的預算是搭建制作費用，每個創(chuàng)新環(huán)節(jié)的規(guī)劃都需要物料的支持。預算確定后，根據(jù)場所、人數(shù)和往年的經驗，基本上可以計算出今年的預算。
    以上三個基本要素已經確定，剩下的階段是考驗你的策劃創(chuàng)意能力了。
    第一要素：活動概念規(guī)劃。結合公司文化，公司要發(fā)布的新戰(zhàn)略規(guī)劃提煉出高大的戰(zhàn)略規(guī)劃SLOGAN（口號），這是年會的靈魂，以這個靈魂為主線，有主線，其他環(huán)節(jié)，也有明確的方向。你可以把年會的各個環(huán)節(jié)串起來，形成一個整體，從主線KV設計、氛圍裝飾、場地建設、電子邀請函（H5)，到簽到階段，到出場階段，到表演階段，抽獎環(huán)節(jié)，可以貫穿始終。讓領導覺得年會很有教育意義，讓員工覺得很有文化底蘊和魅力。
    第二要素：活動主KV。活動的主要視覺是年會主題概念最直觀的視覺呈現(xiàn)。一個好的創(chuàng)意主要視覺設計可以讓人們感受到年會活動的基調、氛圍和水平。根據(jù)自身企業(yè)的特點，每個公司都會有不同的視覺效果，如國有企業(yè)、事業(yè)單位的主要視覺，可能是紅色的，結合中國的一些積極能量元素；一些年輕的互聯(lián)網企業(yè)，可能是跳躍的顏色，顯示了企業(yè)團隊的青春和企業(yè)的活力。
    第三個要素：專業(yè)的舞臺燈光和多媒體應用。這個元素是策劃年會出彩的必要方式。專業(yè)的舞臺設計，專業(yè)的照明設計，可以創(chuàng)造一個華麗的場景效果，圖像記錄的照片和視頻效果會更加豐富多彩，因為圖像記錄設備是光學原理記錄的，光打的專業(yè)，拍照出來的照片和視頻效果也會很高。
    近年來，多媒體運營得到廣泛應用。如簽到互動鏈接。“子彈時間”，微信3D簽到，大屏3D互動、微信祝福掛墻、微信抽獎、搖紅包等，都能增加互動感和體驗感，也是最能出彩的地方。
    此外，視頻近年來得到了廣泛的應用。抖音APP等視頻前所未有的發(fā)展造就了全民皆會視頻編輯，充分發(fā)揮員工的智慧，創(chuàng)造創(chuàng)意視頻，豐富年會節(jié)目的形式。
    第四個要素：專業(yè)的影像記錄。年會活動轉瞬即逝，人們的臨時記憶非常有限，結束后，除了幾個亮點可以記住，其他好的環(huán)節(jié)會隨著時間的推移而被遺忘。然而，專業(yè)的影像記錄可以讓你計劃的年會活動持續(xù)下去。當領導和員工在年會結束后閱讀照片和視頻材料時，會放大年會的亮點，淡忘環(huán)節(jié)中間出的小小的失誤和錯誤，專業(yè)的影像記錄其實是最好的年會總結報告。
    如今，專業(yè)活動會議視頻記錄行業(yè)已經發(fā)展成為一個非常高的水平。即時共享系統(tǒng)（圖片和視頻直播）已經非常成熟。通過微信轉發(fā)鏈接，讓沒有參會的同事也能感受到年會現(xiàn)場的氣氛，同事也可以通過微信和多媒體系統(tǒng)與現(xiàn)場互動。
    第五個要素：環(huán)節(jié)策劃。文章前半部分曾提到過有關環(huán)節(jié)，如簽到、員工個人秀、團隊秀、藝術表演、聚會、抽獎等相關階段。在這些階段，應該發(fā)揮共同努力的作用，通過企業(yè)內部系統(tǒng)，征集每個員工的點子，然后匯總統(tǒng)籌，進行篩選。每個企業(yè)都有不同的行業(yè)性質、不同的領導愛好、員工水平、教育水平、年齡， (文章由善達活動策劃公司整理編輯)，需要找到一些適合自己公司的環(huán)節(jié)亮點。
    階段規(guī)劃的另一個重要內容是節(jié)目表演。一般單位年會都是自己員工表演的節(jié)目，個別單位會另外邀請一些專業(yè)演藝節(jié)目來豐富年會的節(jié)目。對于員工自己的節(jié)目，很重要的一點就是在經費允許的情況下，一定要找專業(yè)的導演進行藝術指導和編排。因為專業(yè)導演會從專業(yè)角度指導表演的細節(jié)，如上場形式、表演隊形、表演姿勢，聲樂指導，還有舞臺呈現(xiàn)效果。
    第六要素：一定要找一家靠譜的執(zhí)行商。靠譜的、專業(yè)的執(zhí)行商，不僅能作為你的外腦，幫你策劃亮點，而且?guī)湍銖膶I(yè)角度幫你進行把控。找一家靠譜的執(zhí)行商，可能幫你省去相當于5-6個團隊工作，事半功倍。不要找只會干活的執(zhí)行商，要找會用大腦干活的，有全案經驗的執(zhí)行商。

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